Praca w aptece wymaga jednoczesnego wykonywania wielu czynności. Obsługa pacjentów, odbieranie telefonów, przyjmowanie dostaw czy odpowiadanie na pytania współpracowników sprawiają, że trudno przez dłuższy czas skupić się na jednym zadaniu. Tymczasem organizacje zajmujące się bezpieczeństwem farmakoterapii, takie jak amerykański Institute for Safe Medication Practices (ISMP), od wielu lat podkreślają, że jedną z najczęstszych przyczyn błędów podczas wydawania leków są właśnie różnego rodzaju zakłócenia i przerwy w pracy. Dlatego w wielu aptekach szpitalnych oraz oddziałach przygotowujących leki wprowadzono rozwiązania, których celem jest ograniczenie liczby sytuacji odciągających uwagę personelu od wykonywanego zadania.
Nawet krótka przerwa może prowadzić do pomyłki
W codziennej pracy łatwo uznać, że krótkie pytanie lub odebranie telefonu nie ma większego znaczenia. Problem polega jednak na tym, że mózg potrzebuje chwili, aby ponownie skoncentrować się na wykonywanym zadaniu. Im bardziej skomplikowana czynność, tym większe ryzyko, że po powrocie do niej pominięty zostanie jeden z etapów lub pojawi się nieświadoma pomyłka.
Dlatego ISMP od lat zwraca uwagę, że kompletowanie recept, przygotowywanie leków czy ich końcowa kontrola powinny odbywać się w możliwie spokojnych warunkach. Dotyczy to szczególnie sytuacji wymagających dużej precyzji, kiedy pracownik musi jednocześnie sprawdzić nazwę leku, dawkę, postać farmaceutyczną, liczbę opakowań oraz zgodność z dokumentacją.
Dlaczego niektóre apteki tworzą „strefy bez zakłóceń”?
Aby ograniczyć liczbę błędów, część aptek szpitalnych oraz pracowni przygotowujących leki wprowadziła tzw. strefy bez zakłóceń (No Interruption Zone). Są to wyznaczone miejsca, w których osoba przygotowująca lub sprawdzająca leki nie powinna być niepotrzebnie rozpraszana.
W praktyce rozwiązania te mogą wyglądać różnie. Czasami jest to wyraźnie oznaczone stanowisko pracy, innym razem kolorowa taśma na podłodze lub specjalna kamizelka informująca, że pracownik wykonuje czynność wymagającą pełnej koncentracji. Zasada jest jednak zawsze taka sama – jeśli nie ma pilnej potrzeby, nie przerywamy pracy osobie odpowiedzialnej za przygotowanie lub sprawdzanie leków.
Podobne rozwiązania od lat funkcjonują również w innych branżach. W lotnictwie podczas startu i lądowania obowiązuje zasada tzw. sterile cockpit, czyli ograniczenia wszelkich rozmów niezwiązanych z bezpieczeństwem lotu. Eksperci zajmujący się bezpieczeństwem farmakoterapii zauważyli, że podobne podejście może przynosić korzyści również w aptekach.
Telefon, rozmowy i multitasking – najwięksi wrogowie koncentracji
Nie wszystkie zakłócenia można wyeliminować. Pacjenci będą zadawać pytania, telefony nadal będą dzwonić, a codzienna praca w aptece wymaga współpracy całego zespołu. Można jednak ograniczyć sytuacje, w których osoba wykonująca zadanie wymagające dużej dokładności jest jednocześnie angażowana do innych obowiązków.
ISMP wskazuje, że szczególnie niekorzystne jest przerywanie kompletowania recept, prowadzenie rozmów niezwiązanych z wykonywaną czynnością czy równoczesne wykonywanie kilku zadań. Choć wielu pracowników ma poczucie, że dobrze radzi sobie z tzw. multitaskingiem, badania pokazują, że częste przełączanie uwagi zwiększa ryzyko popełnienia błędu.
Co można zrobić w codziennej pracy?
Nie każda apteka ma możliwość stworzenia oddzielnej strefy bez zakłóceń. Nie oznacza to jednak, że nie da się poprawić bezpieczeństwa pracy. Często wystarczy kilka prostych zasad ustalonych w zespole.
Dobrym rozwiązaniem może być nieprzerywanie osobie kompletującej receptę, jeśli sprawa nie jest pilna, przekazywanie informacji po zakończeniu wykonywanej czynności czy wyznaczenie jednego pracownika odpowiedzialnego za odbieranie telefonów w godzinach największego ruchu. Coraz więcej placówek zwraca również uwagę na utrzymywanie porządku na stanowisku pracy oraz unikanie wykonywania kilku czynności jednocześnie.
Choć wydają się to drobne zmiany, właśnie one najczęściej pojawiają się w rekomendacjach organizacji zajmujących się bezpieczeństwem farmakoterapii.
A jak wygląda to w Polsce?
Polskie przepisy nie określają, w jaki sposób należy organizować stanowisko pracy ani czy w aptece powinny funkcjonować strefy bez zakłóceń. Odpowiedzialność za organizację pracy spoczywa na kierowniku apteki oraz całym zespole.
Doświadczenia zagraniczne pokazują jednak, że bezpieczeństwo farmakoterapii zależy nie tylko od wiedzy pracowników, ale również od sposobu organizacji codziennej pracy. Ograniczenie liczby niepotrzebnych zakłóceń, utrzymywanie porządku na stanowisku oraz wykonywanie czynności wymagających dużej koncentracji bez zbędnych przerw to rozwiązania, które można wdrażać niezależnie od wielkości apteki.
Źródła
- Institute for Safe Medication Practices (ISMP) – publikacje dotyczące ograniczania zakłóceń podczas przygotowywania i wydawania leków.
- ISMP Medication Safety Alert! – materiały dotyczące wpływu przerwań pracy (interruptions) na bezpieczeństwo farmakoterapii.
- World Health Organization (WHO) – Medication Without Harm.
- Agency for Healthcare Research and Quality (AHRQ) – publikacje dotyczące bezpieczeństwa pracy i ograniczania błędów wynikających z zakłóceń.
